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索引号: DZBGS-2018-00007 发布机构: 党政办公室
生成日期: 2018-06-05 废止日期:
文 号: 主题分类: 规章制度
关键词:
内容概述:

ca88手机版登录网页党政办公室 关于印发档案工作有关规定的通知


黔东南职院办发〔2017〕16号

 

ca88手机版登录网页党政办公室

关于印发档案工作有关规定的通知

 

各系、各部门,丹寨万达校区:

现将《ca88手机版登录网页档案分类编号方案》《ca88手机版登录网页各类档案收集范围与保管期限》《ca88手机版登录网页文件材料整理方法及归档要求》《ca88手机版登录网页不归档文件材料的管理规定》等档案工作规范印发给你们,请遵照实行。

                 

 

ca88手机版登录网页党政办公室

                             2017年11月30日


ca88手机版登录网页档案分类编号方案

 

    一、编制目的

为规范学校档案分类编号方法,适应计算机管理需要,提高档案信息化建设效率,实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,充分发挥学校档案的作用,根据国家教委《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》(以下简称《分类法》、《规范》),结合学校实际,制定本方案。

    二、编制原则

(一)符合科学性:依据《分类法》及《规范》,结合学校档案工作实际,设定档案分类编号及类目代码。

(二)体现逻辑性:结合学校内部机构职能,设置类目代码,保持归档文件的逻辑性,便于部门网络归档。

(三)重视适用性:简化整理、编号、归类,便于部门自己产生的文件材料进行归档、组卷、打印、移交和档案馆统筹管理。

(四)保持稳定性:实行上级机关《分类法》的结构,在同一全宗内保持编号方案的稳定。

(五)坚持唯一性:编号不重复,方便插卷,随着机构和档案的增加可扩展类目和部门代码。

    三、体系结构

结合学校档案分类方案及档案形成的规律,采用“年度-问题-保管期限”分类法。即归档文件整理首先按自然年度分开,年度下按问题即归档类目分类,类目下再按照保管期限区分。

(一)档案类目的划分和标识

1.一级类目的设置和标识

学校档案确定分为:党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、外事、财会、声像、实物、电子十二类一级类目,类目代码采用类目名称汉语拼音的第一个字母标识,其名称、标识符号和所含主要内容如下:

党群档案DQ

党群部门形成的文件材料。

行政档案XZ

行政部门形成的文件材料(教学、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)。

教学档案JX

教学管理和教学业务部门形成的文件材料。

科研档案KY

科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

基建档案JJ

主要包括基建管理和基建项目建设中形成的文件材料。

仪器设备档案SB

仪器设备管理和仪器设备的购置、验收、使用及随机材料。

出版物档案CB

出版管理工作中形成的文件材料及各种出版刊物。

外事档案WS

     外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

财会档案CK

     财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料。

声像档案SX

教学、科研、党政管理等工作中产生的以照片、录音带、录像带(磁盘、光盘归入电子档案类)等介质保存的文件材料。

实物档案SW

教学、科研、党政管理等工作中产生的奖品、证章、纪念品、赠品、礼品等。

电子档案DZ

各部门在工作中产生的、以电子文件形式存储,以磁盘、光盘等介质保存的文件材料。

2.二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,其标识采用“双位制”阿拉伯数字,依次标识为11、12、13....99,但10、20、30.....等带“0”的数字不用。如:DQ11为党群的第一类党务综合;JX14为教学的第四类学籍。

3.三级类目的设置和标识

三级类目是部门的固定代码,其标识采用“自然数序列”即从01开始,依次标识为01、02、03....99,以区分不同的归档部门。三级类目代码的编排主要根据机构设置,按照档案分类顺序和部门职能进行排序,具有规律性、逻辑性和科学性,便于记忆、方便查找。如:党政办的代码为01、纪检室为02、组织部为03,……,以此类推(各系各部门代码附后)。

4.类目的连接

一级与二级类目之间直接相连,如一级类目为DQ、二级类目为党务综合标识为DQ11;一级类目为JX、二级类目为学籍标识为JX14;二级类目与三级类目之间用“.”分隔,三级类目为部门代码:如01代表党政办,32代表临床系,33代表护理系。如党政办、临床系和护理系总支产生的党务综合档案则分别标识为DQ11.01, DQ11.32 ,DQ11.33;若临床系和护理系产生的学籍档案标识为JX14.32, JX14.33,……,以此类推。

5.各系、各部门怎样分类编号

根据档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,按照党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、外事、财会、声像、实物、电子等十二类档案对应编入相应的类目体系,如:学籍档案,临床医学系应编为JX14.32, 护理系应编为JX14.33,临床系和护理系总支产生的党务综合档案则分别编为DQ11.32,DQ11.33,以此类推,属于哪类档案就编入哪类档案,部门代码始终如一。

(二)档号编制

1.档号:是存取档案的代号,排架的依据,反映了学校档案的分类体系和物理位置。

2.档号的编制原则:档号的编制符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一全宗的所有档案没有重号和空号;方便插卷,有扩展的余地,不能随意变动,能适应档案信息化建设的需要,发挥排架、检索的双向功能。

3.档号的结构与标识

档号编制采用汉语拼音和阿拉伯数字相混合的编码制,由“全宗号、年度号、分类号、保管期限、案卷号”五个部分组成,其中:

全宗号:由阿拉伯数字组成。

学校档案有5个全宗。其中132号全宗为黔东南州卫生学校,133号全宗为黔东南州林业学校,145号全宗为黔东南州财贸学校,146号全宗为贵州省黔东南民族农业学校,141号全宗为ca88手机版登录网页。

年度号:采用公元纪年,由四位阿拉伯数字组成。

分类号:由一、二级、三级类目标识符号组成。采用名称的两个汉语拼音字母+阿拉伯数字+部门代码作为分类号。如:党政办党群类档案为DQ11.01;组织部档案为DQ13.03;人事处档案为XZ12.09;总务处档案为XZ15.11。

保管期限:除党群类和行政类档案采用永久、30年、10年保管期限外,其它类档案均采用永久、长期、短期保管期限。

卷号:采用阿拉伯数字标识,按档案立好卷后编的流水顺序号。

4.编号模式

档案编号模式规定如下:

案卷级档号:全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号

文件级档号:全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号+页号

5.档案实体排架

档案按照档号排架,根据学校档案案卷的实际情况及库房条件,从维护档案的整体性和方便查找出发,先按全宗分开库房,采用“类目——年度——保管期限——案卷号”横向从左到右、从上到下顺序排列。

    四、分类主表

DQ 党群

11 党务综合(各系总支材料入此)

12 纪检、监察

 13组织

14宣传统战

 15学生教育、武装

 16工会

17团委

   XZ 行政

11 行政综合(行政类请示入此)

12 人事

13 审计、督察

14 保卫

15总务、后勤

16档案、图书

17 学生资助

18上级有关文件规定

   JX 教学

    11教学综合(各系教学工作产生的文件入此、教学评估和网络技术)

12 学科与实验室建设

13 课堂教学与实践(实训、实习、校企合作)

14 学籍管理

15 招生

16 毕业生

17 教材

18 技能鉴定、驾校、绿化企业

KY 科研

11 综合性材料

12 科研项目类

  JJ 基建

11 综合性材料

12 基建项目类

  SB 仪器设备

  CB 出版物

综合性材料及各种出版刊物

  WS 外事

综合性材料、出国、出境、来校、来访(含国际合作协议与会议)、外国留学生工作

   CK 财会

11 财会综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 收款收据存根

   SX 声像

照片(带有照片的磁盘、光盘归入电子档案)、录像带、录音带等等

   SW 实物

奖杯、奖牌、奖旗、荣誉证书、印章、印模、各类证件、徽章及捐赠证书、办学用具、上级领导的题字、字画、书籍、校史文物、礼品、赠品等

   DZ 电子

光盘、磁盘(软磁盘、硬盘、活动硬盘)等。

五、为便于各系各部门掌握自己部门代码,登录档案系统管理App和进行著录,附下表。

                   各系、各部门对应代码

部 门 名 称

代码

登录用户名

备      注

党政办公室

01

h001


纪检监察室

02

h002


组织部

03

h003


宣传统战部

04

h004


直属机关党总支

05

h005


学生处

06

h006


工会

07

h007


团委

08

h008


人事处

09

h009


保卫处

10

h010


总务处

11

h011


审计科

12

h012


督察室

13

h013


图书馆

14

h014


档案馆

15

h015


教学质量监控与评估办公室

16

h016


网络技术与教育信息化中心

17

h017


教务处

18

h018


www.yzc262.com处

19

h019


马列主义教研部

20

h020


公共教学部

21

h021


继续教育处

22

h022


技能实训中心

23

h023


职业技能鉴定所

24

h024


驾驶学校

25

h025


园林绿化企业

26

h026


科研处

27

h027


组培中心

28

h028


民族职业教育研究所

29

h029


大学生创业园管委会

30

h030


基建房产科

31

h031


临床医学系

32

h032


护理系

33

h033


医药技术系

34

h034


口腔医学系

35

h035


财经系

36

h036


旅游与商务管理系

37

h037


生物与环境工程系

38

h038


建筑工程系

39

h039


物联网技术系

40

h040


民族学问创意产业系

41

h041


学报编辑部

42

h042


外事办

43

h043


计划财务处

44

h044


附属医院

45

h045


附属口腔医院

46

h046


丹寨万达校区

47

h047


铸勤办

48

h048


  

ca88手机版登录网页各类档案

收集范围与保管期限

 

学校档案的收集范围为各系、各部门在日常工作中产生的能反映学校真实面貌具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等原始记录材料和上级对学校有关工作的批复文件及重要规定、制度、办法对学校今后工作有参考利用价值的各种文件材料。

为了正确界定各类文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映学校的主要职能活动,维护其真实的历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和上级有关档案的收集范围和保管期限,结合学校实际,制定本规定。根据档案的利用价值不同,档案的保管期限除行政类、党群类、财会类档案保管期限为永久、30年、10年,其它类为永久、长期、短期,具体各类档案档案的收集范围和保管期限如下:

一、党群类

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

 

党委办公室、党建办、总支、支部

 

DQ11

党务

综合

 

1

上级党组织针对学校党委、基层党组织的文件

永久

2

本校党代会材料

(1)党代会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况先容;大会选举办法、选举结果和上级批复等

永久

(2)党代会提案及办理情况;会议简报、会议情况反映、小组会议记录等 

30

(3)党代会服务机构的工作计划、总结,工作人员名单;代表证、列席证及选票样式

30

 ⑷会议讨论未通过的文件

10

3

学校党委会、党委扩大会、党委中心组学习会议记录、会议纪要、决定事项

永久

4

学校党委工作计划、总结、报告

永久

5

学校党委发布的决定、办法、指示、通报、通知

永久

6

以学校党委名义召开的各类工作会议材料

永久

7

以学校党委名义制发的规章制度

永久

8

党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿

永久

9

学校党委批准的各种工作领导小组、委员会文件

永久

10

学校党委大事记

永久

11

学校党委工作简报

30

12

学校党委、基层党组织机构成立批文、启用印章的文件及废止使用旧印模

永久

13

学校党组织综合统计材料

永久

14

党委有关保密、秘书工作文件

30

15

本机关处理人民来信来访的文件材料


⑴有领导重要批示和处理结果的

永久

⑵其他有处理结果的

30

16

学校党委与有关单位联系、协商工作的文件材料

30

17

学校各总支、支部的工作计划、总结、报告请示及批复、会议记录、统计表

永久

18

学校党委、总支、支部目标考核材料

永久

19

党委、党建办、总支(含业余党校)工作有关材料

永久或

长期

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

纪检室

DQ12

纪检

监察

1

上级纪委针对学校纪检监察工作的重要文件

永久

2

学校纪检、监察工作规章制度

30

3

学校纪检工作计划、报告、总结、统计报表、批复

永久

4

学校纪委、监察会议记录

永久

5

学校党纪案件的调查材料、处理意见、决定及上级批复

永久

6

群众来访及处理意见


      针对学校人和事重要的文件

永久

      一般的文件

30

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

组织部、党建办、机关总支

DQ13

组织

1

上级组织针对学校组织工作的重要文件

永久

2

学校组织工作计划、总结、重要报告及上级批复

永久

3

学校组织机构设置、变动的报告、决定、批复

永久

4

学校副科级以上干部任免的报告、批复、通知及其考察材料

永久

5

学校副科级以上干部名册、党员名册

永久

6

学校组织工作的规定、条例、制度

30

7

学校落实政策材料及调查材料

永久

8

学校各总支、支部的建立、改选报告及审批材料

永久

9

学校党的组织发展工作计划、总结、报告及入党、转正、延期退党材料

永久

10

学校党组织及党员统计报表、党员花名册、各总支、支部委员名册

永久

11

党员组织关系先容信存根、党费收支存根

永久

12

学校发展新党员、预备党员转正名册

永久

13

学校干部因公出国政审材料

30

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

宣 传

统 战

 

DQ14

宣传

统战

 

1

上级针对学校宣传、统战工作的重要文件

永久

2

宣传教育、思想政治工作计划、总结、报告

永久

3

教职工政治理论学习计划、总结

30

4

反映学校各类大型会议、重大活动的系列材料(图片、影视资料)

永久

5

精神文明建设材料

30

6

学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

永久

7

学校统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

8

学校各级人大代表、政协委员名册及审批材料

永久

9

学校港、澳、台和侨务工作材料

30

10

学校各民主党派成员和负责人名册及有关材料

永久

12

学校统战工作重要会议记录

永久

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

学生处

DQ15

学生

武装

1

上级针对学校学生工作的重要文件

永久

2

学校学生思想政治工作的决定、通知、规定

30

3

学生思想工作计划、总结

永久

4

学生思想政治工作通知、决定、情况反映及调查材料

30

5

外界对学生的表扬感谢或反映材料

永久或30年

6

学校武装部门工作计划、总结、报告、统计报表

永久

7

学校武装部门职责范围内的规章制度

30

8

学校学生军训、参军、复员、退伍、转业军人材料、名册和登记表

永久

9

反映本校重大活动的剪报及图表、照片

永久

10

学校学代会、思政工作等文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

11

有关辅导员、班主任队伍的选拔、管理文件及名册

永久

12

学生工作会议记录、工作计划、总结

永久

13

学生表彰材料

永久

14

心理咨询材料

30

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

 

 

 

工会

 

 

 

 

DQ16

工会

 

1

上级针对学校工会工作重要的文件

永久

2

学校工会工作计划、总结、统计报表、机构设置

永久

3

学校工会会员代表大会文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等)

永久

4

学校工会及教职工参予民主管理、监督工作的规定、办法及有关材料

永久或  30年

5

学校工会奖惩有关的材料、名单

永久

6

学校工会委员会记录、纪要

永久

7

学校基层工会干部名册、会员名册

永久

8

教职工生活补助规定、办法、申请及批复

30

9

教职工福利工作规定、办法及有关材料

30

10

教职工文体活动计划、安排、总结

10

11

本校教职工代表大会材料

(1)学校教职工代表大会会议通知、日程;主席团、代表、列席代表名单;领导讲话、工作报告、记录、纪要、决议、总结;侯选人名单及情况先容;选举办法、选举结果及上级批复

永久

(2)大会发言、会议简报、提案及办理情况、会议记录、工作人员名单、选票式样、代表证

30

(3)会议讨论未通过的文件、

10

12

学校扶贫、捐款、慰问等材料

30

13

师生员工健康状况调查材料、统计表及计划生育工作的计划、总结、领取独生子女证名册

永久或

长期

14

家属工作有关材料

30

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

团委、各系

DQ17

团委

1

上级针对学校共青团工作重要的文件

永久

2

学校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件)

永久

3

学校共青团工作计划、总结、统计报表、机构设置

永久

4

学校团委会议记录、纪要

永久

5

学校团员名册、团干名册

永久

6

团委有关青年入团、离团、退团材料及名单

永久

7

团员奖惩材料,名单

永久

8

学生会、社团联合会等工作文件材料

30

9

团委组织的团干训练、团课教育、理论学习、文体活动、常识竞赛等活动材料

30年或  10年

10

学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料、图片

10

11

社团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报

10

二、行政类

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

 

 

 

 

 

 

 

 

院办公室

 

 

 

 

 

 

 

 

XZ11

行政

综合

 

1

上级部门针对学校行政工作的重要文件 

永久

2

学校发展规划、年度工作计划、总结

永久

4

学校大事记、历史沿革、概述先容、校史、年鉴

永久

5

校领导的组成、分工等材料

永久

6

校长办公会议及其它综合性行政会议记录、纪要 

永久

7

全校性教职工大会会议记录、纪要、

30

8

行政领导讲话、发言稿

30

9

学校综合性统计报表

永久

10

学校及各部门启用新印章文件材料

永久

11

学校综合性制度、规定、条例、办法、报告

永久

12

学校有关全校性工作调查、评估及经验总结材料

永久

13

学校行政事务性材料、接待来访、教职工外出参加会议、培训材料

10

14

学校在行政工作活动中形成的文件材料


有编号的文件材料按编号顺序组卷(有批复的归入相应的类目并与请示放在一起,同一类问题的材料放在一起组卷)

永久

30

无编号的文件材料剔除重要的材料(如综合性的汇报材料、建议、方案、重要业务部门的材料)归入相应的类目组卷

永久

30

举办、承办大型活动材料

永久

30

 

无编号的行政事务性的公函、接待来访、一般先容信、通知材料按形成文件的时间顺序组卷

10

外出参加会议、学习培训材料

10

各部门的请示及上会材料


重要的

永久

一般的

长期

15

学校收发文登记簿

永久  

16

校庆、校友工作材料

永久

17

上级对学校集体和个人的表彰材料及媒体反映报道的报纸、刊物、照片

永久

18

各部门请示、批复

永久或

30

19

外单位先容信、用印审批单

10

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

人事处

XZ12

人事

1

上级针对学校人事工作的重要文件

永久

2

学校人事工作计划、总结

永久

3

学校人事会议记录、调资会议记录、评职会议记录

永久

4

教职工花名册

永久

5

学校各类人事、劳资统计报表

永久

6

学校组织机构设置、撤并及人员编制计划、报告、批复

永久

7

学校人事、劳资工作规定、办法等

30

8

学校教职工队伍建设、师资培养的管理、进修、计划、规定、总结

30

9

各级职称评定及资格评审方面的规定,任职资格、聘用文件及学校职称评审委员会工作材料

永久或

30

10

学校有关调资方面的报告、报表、名册及上级批复

永久

11

学校有关教职工录用、聘任、转正、定级、考核方面的申请表、审批表、批复、通知、名单、报表等

永久

12

学校有关教职工调动工作(调入、调出、内部调动)的申请、报告、批复、商调函、调令等材料

永久或

长期

13

学校教职工退职、退休的批复

永久

14

学校教职工在校外兼职、任教、培训材料

30

15

学校有关教工评残、工伤、死亡、抚恤方面的文件材料

永久 

16

学校有关聘请校外兼职教师的规定、办法及名单

30

17

学校使用零散工、合同工、临时工及聘用本校退休教职工的规定、办法、名单、合同等

永久或

长期

18

学校教职工奖惩办法及材料、名单

永久或

长期

19

学校有关劳保、福利、探亲方面的规定、办法

30

20

教职工行政(包括校内)、工资关系转移证、先容信存根

永久

21

教职工报到、起薪、离职、停薪通知单、存根

永久

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

审计科

XZ13

审计

督察

1

上级部门针对学校审计工作的重要文件

永久

2

学校审计、督察工作计划、总结、调查报告、通报等文件

永久或

长期

3

学校审计、督察工作统计报表、审计报告

永久

4

学校财务收支、收费审计材料

永久

5

审计工作规章制度、职责

30

6

工程结算审价审核

30

7

工程财务决算审计等材料

永久

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

保卫处

XZ14

安全

保卫

1

上级部门针对学校公安保卫、综合治理、消防重要的文件

永久或

长期

2

安全保卫、综合治理、消防、禁毒工作的规定、办法等文件材料

30

3

安全保卫、综合治理、消防工作调查报告

永久或

长期

4

安全保卫、综合治理、消防工作计划、总结、统计报表

永久

5

师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复

永久或

长期

6

户籍管理、流动人员管理制度、统计报表

永久或

长期

7

学生伤害事故处理材料

永久或

长期

8

学校要害部门的安全保卫、消防工作文件

 30

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

总务处

XZ15

总务

后勤

 

1

上级部门针对学校总务后勤工作的重要文件

永久

2

学校总务后勤工作计划、总结、会议记录

永久

3

学校关于总务、后勤工作的规定、办法

30

4

学校关于固定资产管理、供应办法及财产清册、统计报表

永久或

长期

5

学校房屋、水电管理的规定、条例、办法、收费标准,学生公寓管理的规定、办法及房屋、零星基建维修材料

 30

6

后勤各类承包合同、协议

 30

7

学校医疗、卫生、保健的规定、管理办法

30

8

学校房改委员会名单,房屋管理、调配使用等规定、办法,教职工住房分配名单、合同

永久或

长期

9

校园绿化、环境保护等工作规划、计划、总结、管理办法

30

10

创卫爱卫工作文件资料

10

11

防震、防汛、三废治理工作文件材料

10

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

档案室图书馆

XZ16

档案

图书

1

上级有关档案、图书工作的文件

30

2

学校档案、图书、工作规定、办法

30

3

学校档案、图书工作计划、总结、会议记录

永久

4

学校图书馆概述、发展规划、藏品目录、经费决算、统计报表

永久

5

学校图书、资料订购、管理及过期刊物处理材料

30

6

学校档案行政执法报告、材料、全宗先容、统计报表

永久

7

学校档案移交目录、销毁清册

永久

8

提供利用、借阅登记表等

永久

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

资助中心

各系部

XZ17

学生

资助

1

上级针对学校资助的重要文件

永久或

长期

2

资助工作计划、总结

永 久

  3

国家助学贷款、助学金评审、发放、工作总结及上报资料、工作计划、总结

永久或

长期

4

国家奖学金、励志奖学金评审、发放、工作总结及上报资料

永久或

长期

5

国家学费减免、学费补偿审核、发放、工作总结及上报资料

永久或

长期



6

奖学金、助学金、助学贷款名册、卡片

永久

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

党政办

各系、各部门

 XZ18

上级有

关规定

1

上级党政部门关于招生、就业、教学、科研、党建、组织、人事、职称、宣传教育、工会、团委、武装保卫、审计、纪检、监察等工作规定、通知、办法

10

 

三、教学类

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

 

 

教务处

各 系

成教处

 

 

JX11

教学综合

1

学校教学工作规划、计划、制度、总结、会议记录及有关申报材料

永久

2

教学工作综合性统计报表

永久

3

各专业培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法、报告及上级批复

永久

4

教学工作综合性的制度、计划、办法

永久

5

各系教学工作中产生的文件材料

永久或

长期

6

学生运动会秩序册、开幕、闭幕词 成绩册及相关照片

长期

7

学生参加校外各类运动会、竞赛活动的人员名单、成绩及获奖材料

永久或

长期

8

各类技能竞赛材料、各系(部)教研室会议记录,工作计划、总结及文件材料

永久或

长期

9

教学检查、调查、督导有关文件材料

长 期

10

教学改革、教学研究、教学质量评估材料

永久或

长期

11

网络技术与教育信息材料

永久或

长期

12

教学观摩、教学经验交流材料 

长期

13

教学评优工作计划、总结、办法、教师获奖、学生表彰材料

永久或

长期

14

办学合同、协议、校企合作、项目培训材料

永久或

长期

15

非学历教育的培训班、进修班材料及社会培训考试

永久或

长期

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

教务处

各 系

技能实训中心

   JX12

学 科

  实验室

建 设

1

上级针对学校有关学科、专业设置及实验室建设方面材料

永久

2

学科、专业实验室论证、评估、申报、审批、检查材料

永久

3

学科、专业、实验室建设发展规划、计划、总结、简报

永久

4

学科、专业、实验室建设统计报表

长期

5

有关实验室管理的规章制度及其它材料

长期

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

教务处   各   系

JX13

课堂教学与教学实践

1

各专业教学计划大纲

永久

2

精品课程、教学团队申报及批复材料

永久

3

各专业课程建设要求及安排表、教学进度表、校历

永久或

长期

4

各学科专业试题库、标准答案

长期

5

教师典型教案、重要备课记录

长期

6

教学实习、生产实习计划、总结、大纲、实习引导书、有代表性的实习报告 

长期

7

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

8

教师工作量材料

短期

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

 

 

教务处

各  系

成教处

 

 

JX14    学籍

管理

 

1

学籍管理制度、办法、规定

长期

2

新生入学登记表

永久

3

在校学生名册

永久

4

学生学籍卡(登记簿)

永久

5

学生成绩总表

永久

6

学生学籍变更材料(包括升级、留级、休学、复学、转学、转专业、退学等报告、办法、规定及处理结果)

永久或

长期

7

学生奖惩材料及名单

永久或

长期

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

招生办

成教处

 

JX15    招生

 

1

上级针对学校招生工作的文件材料

永久

2

招生工作计划、总结、规定、办法、请示报告及上级的批复

永久或

长期

3

招生简章、专业先容、专业目录及招生宣传材料

长期

4

新生录取审批表(录取名册)

永久

5

招生宣传品、总结、录取通知书和入学通知书样品

永久或

长期

招就办成教处教务处

学生处

各系

JX 16

毕业生

1

毕业生工作计划、总结、规定

长期

2

毕业生供需合同、协议

长期

3

毕业生分配方案、调配、派遣名单,毕业证发放名册

永久

4

毕业生验印登记表及有关材料

永久

5

毕业证、派遣证存根

长期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

7

毕业照

永久

8

毕业生档案转递清单

永久

教务处各系部

JX17教材

1

学校教材建设、编审等规划、计划、会议纪要

永久

2

教材招投标材料、各系、各专业使用教材目录

长期

3

本校自编、主编教材、教学引导书、实习引导书、习题集

永久

4

其它有保存价值的自编教学参考资料

长期

5

本校教本教材及教材工作评奖材料、编写出版并使用的教材原件

永久或

长期

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

驾校、技能鉴       定所

JX18

驾校

技能鉴定

1

上级针对学校技能鉴定工作重要的文件材料

永久或

长期

2

技能鉴定工作计划、总结、规定、办法

永久或

长期

3

技能鉴定申报请示报告及上级批复

永久

4

技能鉴定花名册、统计表

永久

5

技能鉴定活动中产生的文件材料

长期

6

上级针对学校驾校的重要批复、通知等文件材料

永久

7

驾校培训学员有关材料

①重要的

②一般的

长期

短期

 

四、科研类

 

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

科技处、民研、职教研究所

KY11

科研

综合

1

上级科技主管部门下达的有关科研、科技工作的指示、通知、办法、规定及我校科研部门办理的结果材料

长期

2

本校科研、职研工作规划、计划、总结、规章制度、经费管理等文件材料

永久或

长期

3

本校科技、科研工作会议材料

永久或

长期

4

本校申报科学基金、各种课题项目的报告、请求及有关批复

永久

5

教职工发表的论文、论著及获奖成果材料

永久或

长期

6

科研项目统计报表

永久

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

科研处

KY12

科研

项目

(课题)

1

科研准备阶段


    开题报告与课题调研论证材料

长期

    任务书、合同、协议书

永久

    课题研究计划、设计

长期

    计划实行情况、计划调整或撤销报告课题投资和预决算材料

短期

2

研究实验阶段

      实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析)

    数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、

        设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、            

电子线路图等)框图、计算结果等)

        研究工作阶段小结、年度报告 

    配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

⑹ 样品、标本等实物的目录

永久


3

总结鉴定阶段

    研究报告、研制报告

    论文专著

    工艺技术报告

    技术诀窍报告

    专家评审意见

    鉴定会材料

    鉴定证书                                                                               

    推广应用意见

课题工作总结

永久

4

申报奖励阶段

    科研成果登记表

    科研成果报告表

    科研成果奖励申报与审批材料  

    科研成果获奖材料原件或影印件 

    专利申请书或证书原件或影印件

永久

5

推广应用阶段


      转让合同、协议书

永久

      生产定型鉴定材料

永久

      成果被引用或投产后反馈意见 

短期

      推广应用方案及实施情况

长期

      扩大生产的设计文件、工艺文件

长期

      成果宣传报导材料 

短期

      对外学术交流材料

长期

 

五、基建类

 

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

新校区指挥部

基建办

JJ11

综 合

1

上级机关针对学校基建项目的批复意见、通知、纪要等材料及本校的申报材料

永久

2

本校征用土地的请示、报告及上级批文、土地证、征地拆迁合同、补偿协议书

永久

3

学校有关基建工作规章、制度、条例、办法

永久

4

学校基建总体规划、校区平面图、坐标位置图

永久

5

新办理的土地证,旧土地证更换的新土地证

永久

6

学校有关地质勘探、地形测量材料

长期

7

学校水、暖、电管道分布图

长期

8

学校基本建设工作会议纪要、记录、简报等材料

永久

9

学校基建工作计划、总结、统计报表

永久

10

学校基建工程项目的招投标材料

永久


零星基建材料

长期

JJ12

基建

项目

 

1

工程准备阶段

    工程项目申请报告及批复(基建任务或申请投资的报告任务书或投资批文,自筹资金文件)

    可行性研究文件(含选址、方案论证)

    确定选址、征地和拆迁文件(含有关单位签订的协议、合同、拆迁前的照片、录像、报告及批文,新征地的选点、地质资料、定点位置图)

    环保、消防、防空、水电管道、通讯线路的有关文件和要求及会议纪要

    建筑纳税登记表或免税通知书

    规划红线图或栋号工程平、立、剖面审核图

    建筑许可证

    可行性研究报告

永久

2

工程设计阶段

    设计合同、勘测合同、设计委托书

    初步设计

    设计说明书(含设计原则、依据)

    总体规划设计

    图纸会审纪要、技术交底,设计修改通知书

    关键技术试验报告

地质勘察、地形测量材料(含文字和附图)

永久

3

工程施工阶段

    开工报告

    施工执照、承包合同、协议书、招投标文件

    环保、消防、卫生文件;水、暖、电、煤气、通讯供应协议书

    施工组织设计

    各种原材料成品、半成品出厂合格证

    材料检验、试验记录

    混凝土浇灌证明

    土建工程分部、分项隐蔽验收签证记录,供水、排水工程分部、分项隐蔽验收签证记录及其它专业(如通风采暖、安装工程等)分部、分项隐蔽验收签证记录

    供电、照明工程分部、分项隐蔽验收签证记录及其它专业(如通风采暖、安装工程等)分部、分项隐蔽验收签证记录

    材料代用签证,三方洽商记录

    施工过程中质量事故处理报告及记录

    沉降观测记录

建筑、结构、水、电、暖、通讯等施工图

永久

4

工程竣工阶段

    工程项目竣工验收报告

    全部竣工图

    工程质量评审材料

    工程决算书

    竣工验收会议文件

    工程施工期间的照片和竣工后的外观照片

永久

 

六、设备类

 

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

各部门各  系

实验室

SB仪器

设备

 

1

上级有关仪器、设备(包括外资贷款项目)、物资

方面的文件材料

长期

2

仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、办法

长期

3

设备工作计划、总结、统计报表

长期

4

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

5

仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废等方面的综合性登记表、移交清册

长期

6

仪器、设备等财产明细清册

长期

7

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录)

长期

8

上级或主管领导批复和准购批示

长期

9

定购合同、会谈纪要、记录、招投标文件

长期

10

设备订购过程中有关商务文件

长期

11

开箱记录及装箱单

长期

12

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

13

验收报告及其它验收材料

长期

14

索赔来往函件及结果文件

长期

15

设备说明书及全套随机文件

长期

16

使用、检修、故障、事故记录(设备履历书)

长期

17

重大事故的调查分析及处理材料 

长期

18

技术改造、开发过程中形成的技术文件材料

长期

19

实验、实训建设资料

长期

 

七、出版类

 

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

各  系编辑部

各部门

 

CB 

出版物

1

上级针对学校编辑出版工作文件材料

长期

永久

2

校编辑出版工作规定、办法

长期

3

校关于刊物(图书)出版的请示、批复、合同、校刊及有关刊物

长期

永久

4

校刊物(图书)出版发行记录、审稿单(稿酬、版税等材料)合同

长期

5

出版物封面设计、重要人物题词及手迹等

长期

永久

6

本校出版物获奖或受查处材料

永久

7

有参考价值的读者来信、重要评论

长期

8

本校有关广告业务经营方面材料

长期

9

志书、年鉴

永久

 

八、外事类

 

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

外事办

WS

外事 

1

上级有关外事工作文件材料

长期

2

学校外事工作规章制度、计划、总结等

长期

3

学校外事工作的请示报告和上级批复

永久

4

本校与外国学校签订的合同、协议书

永久

5

外事工作统计报表

永久

6

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

7

出国(境)人员考察、访问材料

长期

8

出国(境)讲学、研究人员有关材料

长期

9

投寄国外的学术论文

长期

10

出国(境)培训、进修取得证明及研究成果

永久

11

外教有关材料

永久或

30

12

外国留学生录取审批材料

永久

13

学生学籍登记表、学籍卡

永久

14

学习情况、成绩及评语

永久

15

学生名册

永久

16

学历证明及有关资料复印件

长期

17

学生去向及有关材料

长期

 

九、财会类

 

部门

分类号

序号

类目名称

保管

期限

计财处

CK11

综合

 

1

上级针对学校经费、财务工作重要的文件材料

永久或

长期

2

校财务工作计划、总结及财务检查有关材料

30

3

本校财务管理规定、办法、报告、批复等文件

30

4

学校基金管理工作文件

30

5

会计移交清册

30

6

销毁过期档案报告、清册

永久

CK12  会计

报表

 

1

决算报表、预算会计报表

永久

2

年度以上规划表、分配计划、测算表

永久

3

年度以上各种统计报表

永久

4

季度以下各种计划、统计报表

10

CK13

会计

帐簿

1

涉及外事会计帐簿   

30

2

总帐、日记帐(其中:现金、银行存款日记帐)

30

3

明细帐、分户帐

30

4

固定资产总帐 (固定资产报废后保管五年)

30

5

学校专项资金帐

30

CK14  会计

凭证

1

拨款凭证和其他会计凭证

30

2

原始凭证、记账凭证和传票汇总表

30

3

国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

10

4

各收入机关编送的报表

10

CK15  收款

收据

1

收款收据

短期

十、实物类

部门

分类号

序号

类目名称

学院各系、各部门

SW11

校史文物类

1

学校印章(包括历任校领导的印章及签名章)、牌匾等

2

校内各部门历史上使用的印章等

3

各历史时期的校旗、校徽、工作证、教师证、学生证、毕业证等

4

地厅级以上领导题词

5

历任校领导题词

6

名誉教授、知名校友的往来书信、题词、著作的手迹、手稿等

7

反映学校在教学、科研、管理、社会服务等方面取得显著成绩与重大成果的代表性实物

8

反映学校重大历史事件的代表性实物

SW12

礼品/赠品类

1

国内外院校赠送的实物

2

省内外地厅级以上单位、领导赠送的实物

3

名誉教授、知名校友以个人名誉赠送的物品

4

个人赠送的具有历史意义、材质贵重的物品

SW13

表彰/奖品类

1

奖状、荣誉证书

2

奖杯

3

奖牌

SW14

其它类

1

具有历史价值,工艺精湛的实物

2

学校重大活动、重大项目、重大科研成果所形成的模型

3

知名人士、校友进入校史展馆的各类实物

4

学校或个人参与重大社会活动中形成的各种实物

5

各种教学、科研样品、模型等

6

其它有保管价值的实物

十一、声像类

部门

分类号

序号

类目名称

学院各系、各部门

SX

声像

1

照片

2

录像带

3

录音带

4

幻灯片

5

磁盘

6

影视胶片

十二、电子类

部门

分类号

序号

类目名称

学院各系、各部门

DZ

电子

1

光盘

2

移动硬盘

3

PDF文档

 

              

 

 

 

ca88手机版登录网页文件材料

整理方法及归档要求

 

第一章      归档文件材料与整理分工

第一条 归档文件材料

(一)职能部门在其工作活动中形成的、已办理完毕应作为档案保存的各种载体(包括纸质、声像、实物、电子等)的文件材料,即为归档文件材料。

    (二)归档的文件材料应齐全、完整、准确、全面地反映学校和部门的真实情况和主要活动,对学校具有查证和参考作用。

第二条 归档文件材料质量要求

(一)归档的文件必须符合《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》的有关规定。

(二)归档的文件材料必须为原件(稿),采用质地优良的载体。

(三)纸质文件材料的形成必须符合档案保护的基本要求,采用规范的纸张(公文采用A4规格),书绘工整、签章完备,禁止使用红墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸书写。

(四)声像及电子文件材料,必须声像清晰、数据完整,符合规范和标准。

    第三条 整理分工

为确保文件材料的完整与系统,学校建立文件材料部门立卷归档制度。各系、各部门是文件材料的形成部门,熟悉文件材料的来龙去脉,了解文件的整个形成过程、重要程度和文件之间的有机联系。由文件材料形成部门立卷,能使文件收集齐全完整,保证案卷质量,提高工作效率。

(一)校内各文件形成部门是文件材料整理归档的责任部门,即谁形成、谁整理、谁归档。

    (二)综合性上级文件,分别由党办、院办整理归档。专业性或具体业务性上级文件由贯彻实行部门将承办的结果性文件材料与上级发文一并整理归档。

    (三)以学校名义的发文,按照发文号由办文部门整理归档。即综合性发文(院发、院党发等),由党办、院办整理归档;其他发文,由文件主办部门整理归档。

    (四)学校召开的各种综合性或专业性会议材料由主办部门整理归档。

(五)校内各部门向院党委或院行政的请示、报告及相应的批复、批转件,由党办、院办整理归档。

 (六)党委书记、副书记,院长、副院长在校内外的重要讲话稿,由党办、院办分别整理归档。

(七)校内两个以上部门的发文,由主办部门负责汇总归档,其他部门向主办部门移交。与外单位合作完成的项目,若学校为负责单位,经办部门须负责归档一套完整的档案;若学校为协作单位,应归档与学校承担任务的部分。

(八)由多个部门制发的文件,由主办部门整理归档。

(九)撤销机构、临时机构形成的文件材料,由原机构负责整理归档。

(十)重要的来信来访材料(记录、批复、复信等)由承办部门整理归档。

(十一)专项文件材料(科研、基建、仪器设备、出版物等)由课题组、项目负责人、仪器管理人、责任编辑等负责整理归档。

   第二章 整理办法

    第四条 整理原则

(一)文件材料的整理应按照“遵循文件材料的自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分其保存价值,便于保管利用”的原则进行。

(二)部门兼职档案人员,应重视平时的积累,遵循“严格登记、及时收集、认真检查、随办随归、妥善管理”的原则,主动做好文件材料的收集归档工作,随时将文件材料归入相应的卷盒,以便查找、利用、整理。

第五条 整理分类

根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的原则,学校档案采用“年度—问题(机构)—保管期限”分类法,共确定十二个一级类目,在一级类目下设置二级类目,二级类目下设置三级类目。

在整理中,先将文件材料按年度分开、在年度下按问题分开、在问题下按保管期限分开。各种文件材料的分类详见《ca88手机版登录网页档案分类编号方案》和《ca88手机版登录网页档案收集范围和保管期限》。

第六条 组卷要求

(一)立卷单位应对照归档范围,检查文件材料是否准确、系统、完整,剔除不应归档文件材料。

    (二)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容和成分(不超过50个汉字)题名一般由责任者、内容、名称(文种)构成。

(三)文件整理必须是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种载体文件材料;正在处于公文运转或事件办理过程中的文件不能整理。

(四)文件整理严格遵循文件材料的形成规律,按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,便于查找和利用的原则。

(五)卷内文件按问题、时间或重要程度排列,注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;打印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;文字在前,图表在后;结论材料在前,依据材料在后。

(六)专题性、成套性档案(含教学、科研、产品生产、基本建设、仪器设备类档案)按阶段、项目、问题组卷,并视文件材料的多少组成一卷或若干卷。

(七)各案卷的卷内文件目录和案卷目录由归档单位档案兼职人员通过ca88手机版登录网页档案管理信息系统制作,各系、各部门均有部门代码。著录时文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无内容或无题名的,要重新拟定并在前后加“[ ]”。没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录要概括出主要内容。

(八)保管期限的界定

1.凡反映学校及各系、各部门主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。

2.凡反映学校及各系、各部门一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管。

3.凡在较短时期内对学校工作有查考利用价值的,列为短期(定期)保管。

同一内容的文件可按永久、30年、10年或永久、长期、短期先后排列。

第七条 案卷的装订

(一)需装订的案卷凡有打印或书写内容的均应依次在页面外侧上角编写页号。

(二)去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制件与原件放在一起。装订的案卷,用配套的三孔装订机打3个孔,打开活动夹板之上的弹簧针,即可装入;为便于今后查阅,减少对档案的磨损,一卷文件材料约装200页左右。不装订的案卷,如装订成册的书或资料编好档号后直接装盒。

第三章  移交归档

归档文件整理完成,须经归档部门档案工作分管领导审查签字。

移交前,归档部门兼职档案员需打印文件移交目录清册,一式两份。

经检查符合归档质量要求的档案由部门兼职档案员向学校档案馆移交。

移交时交接双方应办理交接签字手续。对于不符合质量要求的归档文件材料,退回部门重新整理后再移交归档。

移交档案的同时移交计算机录入的磁盘数据文件。

移交时间

(一)党政部门于次年6月底前。

(二)教学部门于次年10月底前。

(三)科研、基建、设备等部门档案于项目完成或验收后2个月内。

(四)出版物、声像及各种专题会议文件在形成后1个月内。

(五)会计档案在财务部门保存1—3年。

(六)实物档案在形成后2个月内。

 

 

ca88手机版登录网页不归档文件

材料的管理规定

 

第一章 总则

第一条  为提高归档文件材料的质量、优化库存档案结构质量,根据《档案法》第三章第十条“国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档”和“国家档案局”(2006)第8号令第四条“机关文件材料不归档范围”的文件精神,结合我校工作实际,制定本规定。

第二章 不归档文件的范围

    第二条 上级机关的文件材料

    (一)上级机关普发性的(非专指高校)、供参考、不办理的文件;

    (二)上级机关发来供工作参考的抄件;

    (三)上级机关征求意见未定稿的文件;

    (四)上级机关要求清退的文件。

    第三条 本校的文件材料

    (一)重份文件材料;

    (二)未定稿文件;

    (三)无查考利用价值的事务性、临时性文件材料;

    (四)未经会议讨论和领导审阅签发未生效的文件材料;

    (五)一般性文件的历次修改稿、校对稿(主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外);

    (六)无查考利用价值的一般性、临时性函件和无特殊保存价值的信封;

    (七)一般材料的登记本;

    (八)从正式文件摘录的供工作参阅的非证明材料;

    (九)询问一般性问题、提出一般性建议或意见的群众来信;

    (十)已被综合性文件包括了的文件;

    (十一)校内各部门之间互相抄送、告知的文件材料;

    (十二)不应履行公文的行文、先容信;

    (十三)未生效的合作、协议书;

    (十四)未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

    (十五)施工前的草图、未定型图纸;

    (十六)仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

    第四条 同级机关和非隶属单位的文件材料

   (一)参加非主管机关召开的会议带回来的不需要贯彻实行、也无参考价值的文件材料;

   (二)非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件材料。

    第五条 下级部门的文件材料

    (一)下级送来参阅、不需要答复、又不必备案的材料;

    (二)下级抄报备案的一般性文件材料;

    (三)越级抄送的一般性、不办理的文件材料;

第三章 不归档文件的处理

第六条 各部门每年在文件材料归档时,应同时清理不归档的文件材料。对不归档文件材料应加强管理,不能随意堆放,以免造成失密或泄密。

第七条 上级发文由收文部门按收文编号登记并装订成册,在本部门保存5年后销毁。

第八条 学校发文由各部门按发文编号登记并装订成册,在本部门保存5年后销毁。

第九条 各种零散文件在近期内需要参考的,由各部门装订成册,在本部门保存3年后销毁。

第十条 对需要销毁的文件材料按照以下要求销毁

(一)定有密级的文件材料,应按照有关保密规定造册登记,经校保密委员会审批后销毁。

(二)一般性文件材料经本部门领导审核批准后销毁。

(三)需销毁的文件材料不得以废纸销售。应统一交学校保密室或档案馆集中销毁。

 


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